Voice IP Office è un sistema telefonico completamente software in tecnologia Voice over Internet Protocol (VoIP). Basato su una architettura client/server trasforma i punti della LAN in accessi telefonici. Consente l'utilizzo del protocollo IP per la comunicazione tra clients e server sia in locale che in remoto. La LAN rappresenta anche la rete telefonica interna, il protocollo IP è il sistema di trasporto sia della voce che dei dati. I Personal Computer integrano la voce e l'elaborazione dei dati in un unico strumento. I telefoni virtuali, o clients, installati sul PC, e i telefoni standard con accesso IP rappresentano i derivati che chiamano o sono chiamati sia dall'interno che dall'esterno. La connessione con l'esterno è gestita dal server con l'inserimento di schede ISDN (da una linea a 15 linee ISDN ogni scheda).
I servizi, dalla segreteria telefonica alla rubrica on line, dalla gestione delle telefonate al log delle chiamate, dalla musica di attesa ai messaggi di cortesia, dalla registrazione della telefonata alla videocomunicazione sono sviluppati completamente via software e tutti integrati nel PC come qualsiasi applicazione Windows. Si può installare il telefono virtuale su un PC della rete, su un palmare, su un sito Internet o integrato in Outlook per utilizzarne la rubbrica. Ma si utilizza anche un normalissimo telefono purchè IP (SIP/H.323).
Alcuni moduli software aggiuntivi come il Call Center, il Cascading Server e l'ASP trasformano il Server in uno strumento potentissimo, consentendogli di utilizzare le prestazioni dell'IP unitamente alla potenza di uno strumento informatico.
La globalizzazione e la variazione delle abitudini significa che un sistema di telefonia flessibile può diventare importantissimo nello svolgimento delle nostre attività quotidiane. Questa mattina vi trovate in ufficio e chiamate un collega a Milano, A mezzogiorno andate a visitare un cliente a Cremona per mostrargli alcuni documenti. Per essere sicuro di essere raggiunti dalla vostra azienda vi connettete alla prima presa telefonica e vi collegate ad Internet e tutte le chiamate vi saranno reindirizzate sul vostro portatile. Di sera, a casa vi collegate al server dell'ufficio con una linea, ISDN o ADSL che sia, ascoltate le chiamate nel vostro box di posta vocale e deviate tutte le chiamate sul vostro cellulare. Questo significa incrementare la produttività individuale, l'efficienza e la flessibilità verso l'azienda e verso i clienti. Collegando il microfono-cuffia alla vostra scheda audio, è sufficiente cliccare sul numero telefonico per effettuare una chiamata.Lo stesso accade per le chiamate in ricezione, visualizzando il numero/nome del chiamante ed anche i documenti correlati, come le fatture create in Word. Con un solo click è possibile trasformare la telefonata in una conferenza a tre.